Kategorie:Benutzer & GeräteDauer:8 minSchwierigkeit:EinfachZielgruppe:HR, Geschäftsleitung, TeamleitungStand:03.06.2026Anleitung

Neuer Benutzer: welche Angaben braucht SYSINFRA?

Damit wir einen neuen Mitarbeitenden sauber einrichten — Konto, E-Mail, Lizenz, Gruppen und Gerät — brauchen wir vorab ein paar klare Angaben. Je vollständiger diese sind, desto reibungsloser der erste Arbeitstag: keine Rückfragen, keine doppelten Konten, keine falsch vergebenen Rechte. Diese Checkliste zeigt, welche Informationen wir benötigen, wie Sie sie sicher übermitteln und mit welchem Vorlauf Sie das Onboarding am besten anstossen.

Diese Angaben brauchen wir

Angabe	Was genau	Warum
Vor- und Nachname	exakt wie im Arbeitsvertrag	Grundlage für Konto und Anzeigename
Gewünschte E-Mail-Adresse	z. B. `[email protected]`	falls eine Hausregel abweicht (Kürzel, nur Vorname), bitte angeben
Anzeigename	wie der Name in Outlook/Teams erscheinen soll	z. B. „Maria Muster"
Rolle und Abteilung	Funktion und Team	bestimmt Gruppen, Verteiler und Standard-Zugriffe
Startdatum	wann das Konto aktiv sein soll	auch wenn es in der Zukunft liegt
Benötigte Lizenz	Microsoft 365 Basic / Standard / Premium	siehe M365-Lizenzen verstehen
Gruppen / Verteiler / Postfächer	Team-Verteiler, freigegebene Postfächer	z. B. `info@`, `buchhaltung@`
Weitere Zugänge / Software	ERP, CRM, Branchensoftware, VPN	nur was die Rolle wirklich braucht
Gerät	neu beschaffen oder vorhandenes übernehmen	inkl. Handy, Headset, Monitor bei Bedarf
Vorgesetzte Person	Name der direkten Führungskraft	für Freigaben und Berechtigungskonzept

So melden Sie einen neuen Benutzer an

Alle Angaben in einem Ticket bündeln

Tragen Sie die Punkte aus der Tabelle oben gesammelt in ein einziges Ticket ein — so behalten wir und Sie den Überblick und vermeiden mehrfaches Hin und Her. Wie das geht, zeigt Support-Ticket richtig eröffnen.

Person eindeutig benennen

Geben Sie Vor- und Nachnamen genau wie im Arbeitsvertrag an, dazu den gewünschten Anzeigenamen und — falls eine Hausregel für die Schreibweise der E-Mail-Adresse gilt — das Adressformat.

Rolle und Abteilung festlegen

Nennen Sie Funktion und Team. Daraus leiten wir die passenden Gruppen, Verteiler und Standard-Zugriffe ab, statt jede Berechtigung einzeln nachzufragen.

Lizenz auswählen

Geben Sie die benötigte Microsoft-365-Stufe an. Falls unklar, welche passt, hilft M365-Lizenzen verstehen (Basic / Standard / Premium) — wir beraten Sie bei der Wahl im Ticket.

Gruppen, Verteiler und Postfächer auflisten

Nennen Sie die Team-Gruppen, E-Mail-Verteiler und freigegebenen Postfächer, in denen der Mitarbeitende Mitglied sein soll. Sonderrechte oder Adminrollen führen Sie separat und mit kurzer Begründung auf.

Weitere Zugänge und Software angeben

Listen Sie zusätzlich benötigte Systeme auf — etwa ERP, CRM, Branchensoftware oder VPN-Zugang. Nur das nennen, was die Rolle tatsächlich braucht.

Geräteentscheid mitteilen

Geben Sie an, ob ein neues Gerät beschafft wird oder ein vorhandenes übernommen wird, inklusive Zubehör wie Handy, Headset oder Monitor.

Startdatum mit Vorlauf bestätigen

Eröffnen Sie das Onboarding-Ticket idealerweise eine Woche vor dem Eintritt und bestätigen Sie das Startdatum, damit Beschaffung, Lizenz und Einrichtung rechtzeitig fertig sind.

Auf unsere Bestätigung warten

Geben Sie Anmeldedaten erst an den neuen Mitarbeitenden weiter, nachdem wir das Konto bestätigt haben — und nutzen Sie dafür keine privaten E-Mail-Adressen.

Häufige Fehler

Fehler	Folge
Startdatum fehlt	Konto wird zu früh oder zu spät aktiv
Lizenzstufe nicht genannt	Rückfrage nötig, Einrichtung verzögert sich
Gruppen/Verteiler unklar	Zugriffe müssen später nachgepflegt werden
Sonderrechte ohne Begründung	unnötiges Sicherheitsrisiko
Angaben per privater Mail geschickt	sensible Personendaten ungesichert übermittelt
kein Vorlauf	Gerät oder Lizenz am ersten Tag nicht bereit

Datenschutz beim ÜbermittelnSenden Sie uns nur die Angaben, die wir fürs Onboarding wirklich brauchen — keine Kopien von Ausweisen, AHV-Nummern oder Vertragsdetails. Übermitteln Sie die Daten über ein Ticket, nicht ungesichert per privater E-Mail oder Chat. Wir verarbeiten die Angaben revDSG-/DSGVO-konform und nur zum Zweck der Einrichtung.

Adminrechte nicht „vorsorglich" vergebenLeast Privilege heisst: Jeder bekommt nur, was die Rolle wirklich braucht. Adminrollen und Zugriff auf sensible Daten klären wir vorab im Berechtigungskonzept — Erweiterungen sind später jederzeit möglich.

Häufige Fragen

Wie viel Vorlauf braucht ihr für ein Onboarding?

Idealerweise eine Woche vor dem Eintritt. Dann sind Lizenz, Konto und ein allfälliges neues Gerät pünktlich bereit. Sagen Sie uns das Startdatum so früh wie möglich — eröffnen Sie das Ticket gern auch, sobald der Eintritt feststeht.

Welche Lizenz sollen wir wählen?

Das hängt davon ab, ob die Person nur im Browser arbeitet, die Desktop-Apps braucht oder erhöhten Geräte- und Sicherheitsschutz benötigt. Eine Entscheidungshilfe gibt M365-Lizenzen verstehen (Basic / Standard / Premium); im Zweifel beraten wir Sie im Ticket.

Können wir ein bestehendes Gerät weiterverwenden?

Ja. Geben Sie im Ticket an, welches Gerät übernommen wird. Wir setzen es für den neuen Mitarbeitenden auf, bereinigen das alte Profil und richten es nach Ihren Vorgaben ein.

Wie übermitteln wir die Angaben sicher?

Über ein Ticket. Bitte keine sensiblen Personendaten per privater E-Mail oder Chat senden. Personalakten oder Ausweiskopien brauchen wir fürs Onboarding nicht.

Passende SYSINFRA-Leistung

Managed Workplace & Microsoft 365