Kategorie:E-MailDauer:10 minSchwierigkeit:EinfachZielgruppe:Mitarbeitende, Empfang, AdministrationStand:03.06.2026Anleitung

Shared Mailbox in Outlook öffnen

Eine Shared Mailbox ist ein gemeinsames Postfach wie [email protected] oder [email protected], auf das mehrere Personen zugreifen. Sie hat kein eigenes Passwort: Der Zugriff läuft immer über Ihr persönliches Microsoft-365-Konto. Sobald wir Ihnen die Berechtigung erteilt haben, erscheint das Postfach in den meisten Fällen automatisch in Outlook. Diese Anleitung zeigt für klassisches Outlook, das neue Outlook und Outlook im Web, wie Sie das Postfach öffnen — und wie Sie es manuell hinzufügen, falls es nicht von allein auftaucht.

Voraussetzungen

Voraussetzung	Beschreibung
Outlook-Zugang	klassisches Outlook, neues Outlook oder Outlook im Web (OWA)
Firmenkonto	Anmeldung mit Ihrem persönlichen Microsoft-365-Konto
Berechtigung	Vollzugriff auf die Shared Mailbox — diese Freigabe vergeben wir auf Ihre Ticket-Anfrage

Anleitung

Berechtigung über ein Ticket anfordern

Eine Shared Mailbox sehen Sie erst, wenn wir Sie als Mitglied hinzugefügt haben. Eröffnen Sie ein Ticket mit der Postfach-Adresse und den Personen, die Zugriff brauchen — wir erteilen den Vollzugriff im Microsoft-365-Tenant.

Outlook nach der Freigabe neu starten

Nach Vergabe der Berechtigung schliessen Sie Outlook vollständig und öffnen es erneut. In klassischem und neuem Outlook erscheint die Shared Mailbox dann meist automatisch unten in der Ordnerliste, unterhalb Ihres eigenen Postfachs.

Postfach im klassischen Outlook manuell hinzufügen

Taucht es nicht auf, gehen Sie auf Datei, dann Kontoeinstellungen, erneut Kontoeinstellungen. Auf dem Reiter E-Mail wählen Sie Ihr Konto, klicken Ändern, dann Weitere Einstellungen, Reiter Erweitert und Hinzufügen. Tragen Sie die Adresse der Shared Mailbox ein und bestätigen Sie mit OK, Weiter, Fertig stellen und Schliessen.

Postfach im neuen Outlook manuell hinzufügen

Klicken Sie im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen und wählen Sie den Eintrag zum Hinzufügen eines freigegebenen Ordners oder Postfachs. Geben Sie die Adresse der Shared Mailbox ein. Das Postfach erscheint danach unter dem Eintrag „Mit mir geteilt" in der Ordnerliste.

Postfach in Outlook im Web hinzufügen

Klicken Sie im linken Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf „Ordner" (bei Exchange Online) bzw. auf Ihren Postfachnamen und wählen Sie den Eintrag zum Hinzufügen eines freigegebenen Ordners oder Postfachs. Tragen Sie die Adresse ein — das Postfach erscheint als eigener Block in der Ordnerliste.

Posteingang öffnen und Zugriff prüfen

Klappen Sie die Shared Mailbox auf und öffnen Sie deren Posteingang. Sehen Sie die Mails, ist der Lesezugriff korrekt eingerichtet. Bleibt das Postfach leer oder fehlt es nach einem Neustart weiter, fehlt vermutlich die Berechtigung.

Als Absender die Shared Mailbox wählen

Beim Verfassen einer Mail blenden Sie das Feld „Von" ein und wählen dort die Shared-Mailbox-Adresse statt Ihrer persönlichen. Nur so geht die Mail im Namen des gemeinsamen Postfachs hinaus.

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Senden als oder im Auftrag vonBei „Senden als" sieht der Empfänger ausschliesslich die Shared-Mailbox-Adresse als Absender. Bei „Senden im Auftrag von" sieht er beide („Max Muster im Auftrag von [email protected]"). „Senden als" richten wir im Tenant ein — es lässt sich nicht selbst aktivieren. Welche Variante Sie brauchen, geben Sie im Ticket an.

Häufige Fehler

Fehler	Ursache / Lösung
Postfach erscheint nicht	Berechtigung fehlt oder Outlook hat noch nicht synchronisiert — Outlook neu starten, sonst Ticket
Senden schlägt fehl	Senderecht (Senden als / im Auftrag) fehlt — über Ticket nachfordern
falscher Absender	im Feld „Von" wurde das persönliche Konto statt der Shared Mailbox gewählt
Gesendetes landet im eigenen Postfach	Standard-Speicherort der Kopie ist je nach Tenant-Einstellung — wir können das auf den Ordner der Shared Mailbox umstellen
mobile App zeigt Postfach nicht	Shared Mailbox muss in Outlook Mobile meist als separates Konto hinzugefügt werden

SicherheitshinweisEine Shared Mailbox ist kein Benutzerkonto und hat kein eigenes Passwort. Geben Sie niemals Zugangsdaten weiter — der Zugriff erfolgt ausschliesslich über die persönliche Berechtigung jeder einzelnen Person. So bleibt nachvollziehbar, wer wann zugegriffen hat.

Wann uns kontaktieren?Eröffnen Sie ein Ticket, wenn das Postfach 30 Minuten nach dem Neustart noch fehlt, das Senden nicht funktioniert, ein falscher Absender erscheint oder eine externe Weiterleitung eingerichtet werden soll (Letzteres prüfen wir aus Sicherheitsgründen). Werktags (Mo–Fr 08–18 Uhr) reagieren wir innert 4 Stunden.

Häufige Fragen

Warum sehe ich die Shared Mailbox nicht, obwohl Kollegen sie haben?

Der Zugriff wird pro Person vergeben. Sind Sie noch nicht als Mitglied eingetragen, erscheint das Postfach nicht — auch ein Neustart hilft dann nicht. Fordern Sie die Berechtigung per Ticket an.

Werden meine gesendeten Mails im Postfach der Shared Mailbox gespeichert?

Das hängt von der Tenant-Einstellung ab. Standardmässig kann die Kopie in Ihrem persönlichen „Gesendet"-Ordner landen. Damit alle Berechtigten den Verlauf sehen, stellen wir auf Wunsch ein, dass gesendete Mails im „Gesendet"-Ordner der Shared Mailbox abgelegt werden.

Kann ich eine eigene Signatur für die Shared Mailbox nutzen?

Ja. Beim Verfassen einer Mail lässt sich die passende Signatur manuell auswählen. Serverseitige Regeln für das Postfach können nur Personen mit Vollzugriff anlegen — am einfachsten über Outlook im Web.

Was, wenn mehrere Personen gleichzeitig dieselbe Mail bearbeiten?

Outlook synchronisiert den Lesestatus für alle Berechtigten. Vermeiden Sie Doppelantworten, indem Sie Mails in Bearbeitung mit einer Kategorie markieren oder intern zuweisen.

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