E-Mail-Signatur einrichten
Eine einheitliche E-Mail-Signatur wirkt professionell, liefert Ihren Kontakten direkt die richtigen Angaben (Name, Funktion, Telefon, Website) und ist in vielen Branchen ein Pflichtelement der geschäftlichen Korrespondenz. Sie legen die Signatur einmal an — Outlook hängt sie danach automatisch an neue Nachrichten und Antworten. Diese Anleitung zeigt den Klickpfad für alle drei gängigen Outlook-Varianten und erklärt, wie eine firmenweit einheitliche Signatur funktioniert.
Voraussetzungen
| Voraussetzung | Beschreibung |
|---|---|
| Microsoft-365-Konto | aktives Postfach mit Anmeldung |
| Outlook-Zugang | klassisches Outlook (Windows), neues Outlook / Outlook im Web, oder Outlook für Mac |
| fertige Signaturangaben | Name, Funktion, Telefon, Firmenname, Website — am besten vorab bereitgelegt |
Anleitung: Klassisches Outlook für Windows
Signatureinstellungen öffnen
Klicken Sie auf „Datei → Optionen → E-Mail" und dort auf die Schaltfläche „Signaturen". Alternativ öffnen Sie eine neue Nachricht und gehen über „Nachricht → Signatur → Signaturen".
Neue Signatur anlegen
Klicken Sie auf „Neu", vergeben Sie einen Namen (z. B. „Standard") und erfassen Sie im Feld „Signatur bearbeiten" Ihren Text. Formatieren Sie Schrift, Grösse und Farbe nach Bedarf; Links und ein Logo lassen sich ebenfalls einfügen.
Standardsignatur festlegen
Wählen Sie oben rechts unter „Standardsignatur" das passende E-Mail-Konto und stellen Sie die Auswahllisten „Neue Nachrichten" und „Antworten/Weiterleitungen" auf Ihre Signatur. So fügt Outlook sie automatisch ein.
Speichern
Bestätigen Sie mit „OK". Eine neue Nachricht trägt nun automatisch Ihre Signatur.
Anleitung: Neues Outlook und Outlook im Web
Einstellungen öffnen
Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol „Einstellungen". Im neuen Outlook und in Outlook im Web ist der Aufbau identisch.
Zu den Signaturen navigieren
Gehen Sie zu „Konten → Signaturen" und klicken Sie auf „Neue Signatur erstellen". Vergeben Sie einen Namen und erfassen Sie Text samt Formatierung im Editor.
Automatisches Einfügen aktivieren
Setzen Sie über die Auswahllisten fest, welche Signatur bei „Neue Nachrichten" und bei „Antworten/Weiterleitungen" verwendet wird. Ohne diese Zuweisung fügen Sie die Signatur beim Schreiben manuell ein.
Speichern
Klicken Sie auf „Speichern".
Anleitung: Outlook für Mac
Einstellungen öffnen
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Outlook → Einstellungen" und dort unter „E-Mail" auf „Signaturen".
Signatur anlegen
Klicken Sie auf „Hinzufügen" (oder benennen Sie die vorhandene Signatur „Standard" um), tragen Sie Name und Inhalt im Editor ein und formatieren Sie nach Wunsch.
Standardsignatur zuweisen
Wählen Sie unter „Standardsignatur auswählen" Ihr Konto und aktivieren Sie die Optionen für „Neue Nachrichten" und „Antworten/Weiterleitungen".
Speichern
Sichern Sie und schliessen Sie das Fenster.
Häufige Fehler
| Fehler | Folge / Lösung |
|---|---|
| Signatur erscheint nicht automatisch | unter „Standardsignatur" ist keine Signatur für Konto/Nachrichtentyp gewählt — zuweisen |
| Signatur nur am Desktop, nicht im Web | Signaturen sind pro Outlook-Variante getrennt — in jeder Variante separat anlegen |
| Logo wird beim Empfänger nicht angezeigt | Bild nicht aus Zwischenablage einfügen, sondern als Datei einbetten |
| Signatur fehlt bei Antworten | Auswahlliste „Antworten/Weiterleitungen" ebenfalls auf die Signatur stellen |
Häufige Fragen
Meine Signatur erscheint nicht automatisch — woran liegt das?
Warum fehlt meine Signatur auf dem Handy oder im Web?
Können wir eine einheitliche Signatur für alle Mitarbeitenden vorgeben?
Kann ich mehrere Signaturen anlegen?
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