Kategorie:Microsoft 365Dauer:8 minSchwierigkeit:EinfachZielgruppe:MitarbeitendeStand:03.06.2026Anleitung

SharePoint & OneDrive: Dateien teilen

Microsoft 365 hat zwei eng verwandte Speicherorte: OneDrive für Ihre persönliche Ablage und SharePoint (inklusive der Teams-Kanal-Dateien) für gemeinsame Team-Dokumente. Geteilt wird in beiden gleich — über den Teilen-Button und eine Freigabe-Einstellung, in der Sie genau festlegen, wer Zugriff bekommt und ob er nur lesen oder auch bearbeiten darf. Diese Anleitung zeigt jeden Klick, die vier Link-Typen und wie Sie eine Freigabe später wieder entziehen.

OneDrive oder SharePoint — wo liegt die Datei?

Speicherort	Wofür	Wer hat standardmässig Zugriff
OneDrive	persönliche Dateien, Entwürfe, noch nicht geteilte Dokumente	nur Sie, bis Sie aktiv teilen
SharePoint / Teams	gemeinsame Team-Dateien; Uploads in einem Teams-Kanal landen automatisch in der SharePoint-Bibliothek	alle Mitglieder des Teams bzw. der Website

Bei einer Team-Datei in SharePoint haben Ihre Kolleginnen also bereits Zugriff — Teilen brauchen Sie dort vor allem für externe Personen oder einzelne zusätzliche Empfänger.

Anleitung — Datei oder Ordner teilen

Datei auswählen und Teilen öffnen

Öffnen Sie microsoft365.com und Ihr OneDrive, die SharePoint-Bibliothek oder den Datei-Tab im Teams-Kanal. Markieren Sie die Datei oder den Ordner und klicken Sie oben auf „Teilen" (alternativ Rechtsklick auf die Datei, dann „Teilen").

Empfänger direkt einladen oder Link erzeugen

Geben Sie im Feld „Name, Gruppe oder E-Mail" konkrete Empfänger ein, fügen Sie optional eine Nachricht hinzu und klicken Sie „Senden" — die Person bekommt eine Einladung per Mail. Alternativ erzeugen Sie über „Link kopieren" einen Link, den Sie selbst versenden.

Den richtigen Link-Typ wählen

Klicken Sie auf das Zahnrad oder die aktuelle Zugriffsangabe oben im Teilen-Dialog. Vier Typen stehen zur Wahl: „Bestimmte Personen" (nur namentlich genannte Empfänger, auch extern — die sicherste Variante), „Personen in <Ihre Organisation>" (alle internen Konten mit Link), „Personen mit bestehendem Zugriff" (ändert nichts, gibt nur den Link weiter) und „Jeder mit dem Link" (offen, ohne Anmeldung). „Jeder mit dem Link" ist je nach Firmen-Richtlinie ausgegraut oder deaktiviert.

Berechtigung Ansicht oder Bearbeiten setzen

Über das Stift-Symbol bzw. unter „Weitere Einstellungen" wählen Sie „Kann bearbeiten" oder „Kann anzeigen". Für reine Lesefreigaben immer „Kann anzeigen" — zusätzlich lässt sich „Herunterladen verhindern" aktivieren, damit keine lokale Kopie entsteht.

Ablaufdatum und Passwort vergeben (bei offenen Links)

Nur für „Jeder mit dem Link" bietet der Dialog „Ablaufdatum festlegen" und „Kennwort festlegen". Setzen Sie bei externen Freigaben ein Ablaufdatum, damit der Zugriff nicht unbegrenzt bestehen bleibt, und ein Kennwort, das Sie getrennt vom Link übermitteln.

Übernehmen und Link versenden

Bestätigen Sie mit „Übernehmen" und dann „Link kopieren". Fügen Sie den Link in Ihre Mail oder Chat-Nachricht ein — die Empfänger sehen genau die Berechtigung, die Sie gesetzt haben.

SicherheitshinweisTeilen Sie vertrauliche Inhalte (Verträge, Personaldaten, Finanzberichte, Offerten) niemals über „Jeder mit dem Link". Ein solcher Link funktioniert ohne Anmeldung und lässt sich beliebig weiterleiten. Für sensible Dokumente immer „Bestimmte Personen" mit „Kann anzeigen" verwenden.

Freigabe prüfen und wieder entziehen

Zugriff verwalten öffnen

Markieren Sie die Datei, klicken Sie auf das Informations-Symbol (Detailbereich rechts) und dann auf „Zugriff verwalten". Dort sehen Sie alle aktiven Links und alle Personen mit Zugriff.

Link löschen oder Person entfernen

Klicken Sie beim betreffenden Link auf das X, um ihn sofort ungültig zu machen, oder ändern bzw. entfernen Sie die Berechtigung einer einzelnen Person. Prüfen Sie aktive Freigaben regelmässig und entziehen Sie nicht mehr benötigten Zugriff.

Häufige Fehler

Fehler	Folge / Lösung
sensibles Dokument über „Jeder mit dem Link" geteilt	jeder mit dem Link liest mit — stattdessen „Bestimmte Personen" wählen
„Bearbeiten" gesetzt, obwohl nur Lesen gewollt war	Empfänger kann ändern — auf „Kann anzeigen" umstellen
externer Link ohne Ablaufdatum	Zugriff bleibt unbegrenzt — Ablaufdatum und Kennwort setzen
alte Freigaben nie geprüft	Altlasten an Zugriff — regelmässig „Zugriff verwalten" durchsehen

Wann uns kontaktieren?Wenn „Jeder mit dem Link" oder externes Teilen bei Ihnen bewusst gesperrt sein soll, oder wenn Sie unsicher sind, welche Freigabe-Richtlinie für Ihre Organisation sinnvoll ist: Eröffnen Sie ein Ticket. Wir richten die Freigabe-Policy in Ihrem Microsoft-365-Tenant passend ein und begleiten heikle externe Freigaben.

Häufige Fragen

Kann ich einen Link nachträglich wieder deaktivieren?

Ja. Markieren Sie die Datei, öffnen Sie über das Informations-Symbol den Bereich „Zugriff verwalten" und entfernen Sie den Link mit dem X oder die einzelne Person. Der Zugriff ist sofort gesperrt.

Wo finde ich Dateien, die jemand mit mir geteilt hat?

In OneDrive unter „Mit mir geteilt" in der linken Navigation — oder direkt in der SharePoint-Bibliothek beziehungsweise im Teams-Kanal, in dem die Datei liegt.

Warum kann ich „Jeder mit dem Link" nicht auswählen?

Diese Option lässt sich pro Organisation zentral abschalten. Ist sie bei Ihnen ausgegraut, hat Ihre Firma das anonyme Teilen bewusst gesperrt — das ist eine Sicherheitsmassnahme, kein Fehler.

Was ist der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint beim Teilen?

Der Teilen-Dialog ist identisch. Der Unterschied liegt im Speicherort: OneDrive-Dateien gehören Ihnen persönlich und sind privat, bis Sie teilen. SharePoint- und Teams-Dateien sind von Haus aus für das ganze Team sichtbar.

Passende SYSINFRA-Leistung

Managed Workplace & Microsoft 365