Mail kommt nicht an / landet im Spam — Selbsthilfe
E-Mails, die nicht ankommen oder im falschen Ordner landen, haben meist einfache, schnell prüfbare Ursachen. Diese Anleitung führt Sie der Reihe nach durch die häufigsten Stellen — vom Junk-E-Mail-Ordner über die Quarantäne in Microsoft 365 bis zur Zustellbarkeit Ihrer eigenen Domain — und zeigt, mit welchen Angaben wir Ihnen am schnellsten weiterhelfen, wenn die Selbsthilfe nicht reicht.
Voraussetzungen
| Voraussetzung | Beschreibung |
|---|---|
| Postfach | Microsoft 365 (Exchange Online) oder ein anderes von uns betreutes Postfach |
| Outlook-Zugang | Outlook im Web (Browser) oder die Desktop-App |
| Quarantäne-Prüfung | Zugriff auf das Microsoft-Defender-Portal unter security.microsoft.com |
Anleitung: Eingehende Mail kommt nicht an
Junk-E-Mail-Ordner im eigenen Postfach prüfen
Öffnen Sie in Outlook den Ordner „Junk-E-Mail" (im Web links in der Ordnerliste, in der Desktop-App unter Ihren Standardordnern). Verschobene E-Mails liegen oft hier, weil der Filter sie als verdächtig eingestuft hat.
Absender als sicher oder als Kontakt markieren
Markieren Sie eine fälschlich aussortierte Mail und wählen Sie in der Desktop-App über „Start" und „Junk-E-Mail" den Punkt „Absender nie blockieren". Im Web öffnen Sie die Mail und wählen „Kein Junk". Tragen Sie wichtige Absender zusätzlich in Ihre Kontakte ein — Kontakte werden seltener als Spam behandelt.
Quarantäne in Microsoft 365 prüfen
Stark verdächtige Mails landen nicht im Junk-Ordner, sondern in der zentralen Quarantäne. Öffnen Sie das Defender-Portal unter security.microsoft.com und gehen Sie zu „E-Mail & Zusammenarbeit", „Überprüfen" und „Quarantäne", Registerkarte „E-Mail". Wählen Sie eine Nachricht aus, prüfen Sie die Details und nutzen Sie „Freigeben", um sie zuzustellen.
Blockierte-Absender-Liste kontrollieren
Steht ein erwarteter Absender versehentlich auf der Sperrliste, kommt keine seiner Mails an. Öffnen Sie in der Outlook-Desktop-App „Start", „Junk-E-Mail" und „Junk-E-Mail-Optionen", Registerkarte „Blockierte Absender", und entfernen Sie den Eintrag. Im Web finden Sie die Liste unter „Einstellungen", „E-Mail" und „Junk-E-Mail".
Posteingangs- und Weiterleitungsregeln prüfen
Eine Regel kann Mails ungelesen in einen Unterordner oder zur Löschung verschieben. Öffnen Sie in Outlook „Start" und „Regeln verwalten" und prüfen Sie jede aktive Regel auf den betroffenen Absender oder Betreff.
Synchronisierung erzwingen
Drücken Sie in der Desktop-App F9 (Senden/Empfangen) oder aktualisieren Sie im Web die Ansicht. Prüfen Sie unten in der Statusleiste, ob „Verbunden" steht — bei Verbindungsproblemen werden neue Mails verzögert geladen.
Anleitung: Ihre eigenen Mails landen beim Empfänger im Spam
Adresse und Anhanggrösse prüfen
Kontrollieren Sie die Empfängeradresse Zeichen für Zeichen und halten Sie Anhänge unter etwa 20 bis 25 MB. Grössere Dateien teilen Sie als OneDrive- oder SharePoint-Link statt als Anhang — übergrosse Anhänge erhöhen die Spam-Bewertung oder werden ganz abgewiesen.
Zustellbarkeit Ihrer Domain absichern
Landen Ihre ausgehenden Mails systematisch im Spam, fehlen meist die Authentifizierungs-Einträge SPF, DKIM und DMARC im DNS Ihrer Domain. Wie diese zusammenwirken und in welcher Reihenfolge sie gesetzt werden, erklärt der Artikel zu SPF, DKIM und DMARC.
Bei dauerhaftem Problem ein Ticket eröffnen
Wenn die Einträge korrekt sind und Mails trotzdem aussortiert werden, prüfen wir Sender-Reputation und DMARC-Reports gemeinsam mit Ihnen.
Häufige Fehler
| Fehler | Folge / Lösung |
|---|---|
| nur den Posteingang geprüft | Junk-E-Mail-Ordner UND Quarantäne separat kontrollieren |
| Absender steht auf der Blockierte-Absender-Liste | Eintrag in den Junk-E-Mail-Optionen entfernen |
| Anhang über 20–25 MB | als OneDrive-/SharePoint-Link senden |
| ausgehende Mails ohne SPF/DKIM/DMARC | Domain-Einträge setzen (siehe verlinkter Artikel) |
| Ticket ohne Header/Zeitangaben | Eröffnung mit Absender, Empfänger, Uhrzeit und Message-Header |
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Junk-E-Mail-Ordner und Quarantäne?
Wie finde ich den Message-Header einer E-Mail?
Ich habe eine Unzustellbar-Meldung (Bounce) erhalten — was bedeutet das?
Meine Mails gelten als Spam, obwohl ich seriös sende — woran liegt das?
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