Kategorie:E-MailDauer:8 minSchwierigkeit:EinfachZielgruppe:MitarbeitendeStand:03.06.2026Anleitung

E-Mail einrichten: iPhone & Android

Mit dem Smartphone auf die Geschäfts-E-Mail zugreifen ist in wenigen Minuten eingerichtet — vorausgesetzt, Sie wählen den richtigen Weg. Wir empfehlen durchgängig die kostenlose Microsoft-Outlook-App: Sie synchronisiert E-Mail, Kalender und Kontakte zuverlässig, beherrscht moderne Anmeldung mit MFA und erfüllt die Sicherheitsrichtlinien Ihrer Organisation am saubersten. Die integrierte Mail-App des Geräts ist die Alternative, hat aber Einschränkungen. Diese Anleitung zeigt beide Wege — getrennt nach iPhone und Android.

Voraussetzungen

Voraussetzung	Beschreibung
E-Mail-Adresse & Passwort	Ihre Geschäftsadresse, z. B. `[email protected]`
MFA eingerichtet	Microsoft Authenticator auf dem Telefon, siehe verwandte Artikel
Internetverbindung	WLAN oder mobile Daten für die erste Synchronisierung

Empfohlen: Microsoft-Outlook-App

Die Outlook-App ist im App Store (iPhone) und im Google Play Store (Android) kostenlos erhältlich. Die ersten Schritte sind auf beiden Systemen nahezu identisch.

Microsoft-Outlook-App installieren

Suchen Sie im App Store bzw. Google Play Store nach „Microsoft Outlook" (Herausgeber: Microsoft Corporation) und installieren Sie die App.

App öffnen und Konto hinzufügen

Beim ersten Start tippen Sie auf „Konto hinzufügen". Haben Sie die App schon im Einsatz, tippen Sie oben links auf das Profilsymbol und dann auf das Plus-Zeichen für ein weiteres Konto.

Geschäftsadresse eingeben

Tippen Sie Ihre vollständige Geschäfts-E-Mail-Adresse ein und tippen Sie auf „Weiter". Outlook erkennt automatisch, dass es sich um ein Microsoft-365-Konto handelt.

Geschäfts- statt Privatkonto wählen

Erscheint die Rückfrage, ob die Adresse zu einem privaten oder geschäftlichen Konto gehört, wählen Sie „Geschäfts-, Schul- oder Unikonto" — nicht „Privatkonto".

Passwort eingeben und MFA bestätigen

Geben Sie Ihr Passwort ein. Da die Anmeldung von einem neuen Gerät erfolgt, fragt Microsoft die zweite Stufe ab: Bestätigen Sie die Push-Benachrichtigung im Microsoft Authenticator oder geben Sie den angezeigten Code ein.

Synchronisierung abschliessen

Nach erfolgreicher Anmeldung lädt Outlook Ihren Posteingang, Kalender und Kontakte. Die App fragt optional, ob Sie ein weiteres Konto hinzufügen möchten — überspringen Sie das, wenn Sie nur das Geschäftskonto nutzen.

Geräte-Registrierung möglichJe nach Sicherheits-Setup Ihrer Organisation kann die App nach der Anmeldung eine Geräte-Registrierung (z. B. über Intune) oder die Einrichtung einer Bildschirmsperre verlangen. Folgen Sie den Anweisungen — das schützt die Firmendaten auf dem Telefon und ist normal.

Alternative: integrierte Mail-App

Wenn Sie die vorinstallierte Mail-App bevorzugen, richten Sie das Konto als Microsoft-Exchange-Konto ein. Beachten Sie, dass native Apps nicht immer alle Sicherheitsrichtlinien unterstützen.

iPhone: Einstellungen → Apps → Mail → Mail-Accounts → Account hinzufügen → „Microsoft Exchange". E-Mail-Adresse eingeben, auf „Anmelden" tippen, Passwort eingeben und MFA bestätigen. Anschliessend wählen Sie, welche Dienste (Mail, Kontakte, Kalender) synchronisiert werden, und tippen auf „Sichern".
Android: Der Weg unterscheidet sich je nach Hersteller und Mail-App. Allgemein: Einstellungen → Konten → Konto hinzufügen → „Exchange" oder „Geschäftliches Konto". E-Mail-Adresse und Passwort eingeben, MFA bestätigen. Auf vielen Geräten ist die Outlook-App der verlässlichere Weg.

Häufige Fehler

Fehler	Folge / Lösung
„Privatkonto" statt Geschäftskonto gewählt	Anmeldung schlägt fehl — Konto entfernen und „Geschäfts-, Schul- oder Unikonto" wählen
MFA nicht eingerichtet	zweite Stufe lässt sich nicht bestätigen — zuerst Microsoft Authenticator einrichten
native App synchronisiert nicht	Sicherheitsrichtlinie nicht unterstützt — Outlook-App verwenden
E-Mails aktualisieren nicht	Hintergrundaktualisierung in den App-Berechtigungen erlauben, Verbindung prüfen

SicherheitshinweisRichten Sie Geschäfts-E-Mail nur auf Geräten ein, die mit einer Bildschirmsperre (PIN, Muster, Face/Touch ID) geschützt sind. Geht das Gerät verloren, melden Sie das umgehend, damit der Zugang gesperrt werden kann — siehe „Gerät verloren/gestohlen".

Häufige Fragen

Welche App soll ich nehmen — Outlook oder die vorinstallierte Mail-App?

Wir empfehlen die Microsoft-Outlook-App. Sie unterstützt die moderne Anmeldung mit MFA vollständig, synchronisiert Kalender und Kontakte zuverlässig und erfüllt die Sicherheitsrichtlinien Ihrer Organisation. Die native App funktioniert oft auch, kann aber je nach Richtlinie eingeschränkt sein.

Muss ich MFA auch auf dem Smartphone bestätigen?

Ja. Bei der ersten Anmeldung von einem neuen Gerät erscheint immer die zweite Stufe, danach gelegentlich erneut. Mit dem Microsoft Authenticator erhalten Sie dazu eine Push-Benachrichtigung.

Warum fragt die App nach einer Bildschirmsperre oder Geräte-Registrierung?

Je nach Setup Ihrer Organisation gilt eine Richtlinie, die Firmendaten auf dem Telefon zusätzlich schützt. Das ist gewollt und kein Fehler — folgen Sie einfach den Anweisungen.

Kann ich mehrere Konten in einer App haben?

Ja. In der Outlook-App tippen Sie oben links auf das Profilsymbol und dann auf das Plus-Zeichen, um ein weiteres Konto hinzuzufügen.

Passende SYSINFRA-Leistung

Managed Workplace & Microsoft 365