Mitarbeiter offboarden — Zugänge sicher entziehen
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sollten alle digitalen Zugänge zeitnah gesperrt werden — das schützt Ihre Firmendaten und verhindert unautorisierten Zugriff auf E-Mails, Dokumente und interne Systeme.
Voraussetzungen
Sie kennen das Austrittsdatum und haben sich überlegt, wie mit dem Postfach und den Daten des ausscheidenden Mitarbeiters verfahren werden soll.
Schritt für Schritt
- Ticket erstellen — Eröffnen Sie eine Service-Anfrage bei Ihrem SYSINFRA-Ansprechpartner (Kategorie: Benutzer offboarden). Bei sofortigem Austritt das Ticket bitte als dringend kennzeichnen.
- Angaben mitliefern — Teilen Sie uns folgende Informationen mit:
- Vollständiger Name und E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
- Stichtag und gewünschte Uhrzeit der Sperrung
- Was mit dem Postfach passieren soll (eine Option wählen):
- Postfach deaktivieren (kein Zugang, E-Mails zurückweisen)
- Abwesenheitsnotiz einrichten und Postfach nach X Tagen deaktivieren
- Als Shared Mailbox weiterführen (damit eine andere Person Zugriff erhält)
- Neue E-Mails an eine Nachfolgeradresse weiterleiten
- Ob Dateien und Daten (OneDrive, SharePoint) gesichert oder an eine andere Person übergeben werden sollen
- Wir führen die Sperrung durch — SYSINFRA deaktiviert das Konto, entzieht alle Lizenzen und Gruppenmitgliedschaften und richtet das Postfach gemäss Ihrer Weisung ein.
- Bestätigung — Sie erhalten eine Rückmeldung, sobald alle Zugänge gesperrt sind.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich zu spät melde?
Jede Stunde mit aktivem Konto nach dem Austritt ist ein Sicherheitsrisiko. Im Konfliktfall oder bei fristloser Kündigung empfehlen wir, das Ticket sofort und als dringend zu melden — wir sperren dann innerhalb von Stunden.
Können wir das Postfach noch für eingehende E-Mails offenhalten?
Ja, als Shared Mailbox oder mit Weiterleitungsregel. Teilen Sie uns einfach mit, wie lange und an wen.
Werden auch externe Dienste (z. B. Passwortmanager, VPN) gesperrt?
Soweit diese von SYSINFRA verwaltet werden, ja. Für eigenständig verwaltete Dienste sind Sie als IT-Verantwortliche zuständig.
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