Shared Mailbox in Outlook öffnen
Anleitung für Mitarbeitende, die eine freigegebene Mailbox in Outlook öffnen müssen.
Eine Shared Mailbox ist ein gemeinsames Postfach, zum Beispiel für Verkauf, Support oder Administration. Diese Anleitung zeigt, wie Sie prüfen, ob das Postfach in Outlook verfügbar ist, und wann eine Berechtigung fehlt.
Voraussetzungen
| Voraussetzung | Beschreibung |
|---|---|
| Outlook Zugriff | Outlook Desktop, neues Outlook oder Outlook im Web |
| Berechtigung | Full Access oder passende Freigabe durch die IT |
| Firmenkonto | Anmeldung mit Ihrem Microsoft 365 Konto |
Anleitung
Öffnen
Sie Outlook.
Prüfen
Sie links in der Ordnerliste, ob die Shared Mailbox automatisch angezeigt wird.
Warten
Falls die Mailbox nicht sichtbar ist, warten Sie einige Minuten und starten Sie Outlook neu.
Im
neuen Outlook kann die Shared Mailbox je nach Version unter den Kontoeinstellungen oder unter "Shared with me" sichtbar sein.
Auswählen
Wenn das Postfach in der Liste erscheint, wählen Sie es aus.
Zugriff prüfen
Wenn das Postfach nicht erscheint, prüfen Sie mit der verantwortlichen Person, ob Ihnen Zugriff erteilt wurde.
Testen
Sie, ob Sie E-Mails lesen können.
Testen
Sie nur dann das Senden, wenn Sie wissen, ob Sie "Senden als" oder "Senden im Auftrag von" verwenden sollen.
Verwenden
Sie die Shared Mailbox nicht für private Kommunikation.
Melden
Sie fehlende Rechte an SYSINFRA.
Häufige Fehler
| Fehler | Erklärung |
|---|---|
| Postfach erscheint nicht | Berechtigung fehlt oder Outlook hat noch nicht synchronisiert |
| Senden funktioniert nicht | Senderecht fehlt |
| falscher Absender | Outlook verwendet persönliches Konto statt Shared Mailbox |
| mobile App zeigt Mailbox nicht | Shared Mailbox muss eventuell separat hinzugefügt werden |
Wann Support kontaktieren?
Kontaktieren Sie SYSINFRA, wenn:
| Fall | Grund |
|---|---|
| Mailbox nach 30 Minuten fehlt | Berechtigung prüfen |
| Senden nicht möglich | Senderecht prüfen |
| falscher Absender verwendet wird | Outlook Profil prüfen |
| externe Weiterleitung benötigt wird | Sicherheitsprüfung nötig |