Neuer Benutzer: welche Angaben braucht SYSINFRA?
Checkliste für HR und Geschäftsleitung zur Einrichtung neuer Benutzer in Microsoft 365 und auf Firmen-Geräten.
Wenn ein neuer Benutzer eingerichtet werden soll, braucht SYSINFRA klare Angaben zu Person, Rolle, Startdatum und benötigten Zugriffen. Saubere Onboarding-Angaben verhindern Rückfragen, doppelte Konten und falsch zugewiesene Rechte.
Voraussetzungen
| Voraussetzung | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Vor- und Nachname genau wie im Vertrag |
| Rolle | Funktion und Team |
| Startdatum | wann das Konto aktiv sein soll |
| Lizenzbedarf | Microsoft 365 Plan, Spezial-Software |
| Gerätebedarf | neues Notebook, Handy, Headset |
Anleitung
Sammeln
Sie alle Angaben in einem einzigen Ticket oder Dokument.
Nennen
Sie Vor- und Nachname genau wie im Arbeitsvertrag.
Nennen
Sie die Rolle und das Team.
Geben
Sie das Startdatum an, auch dann, wenn es in der Zukunft liegt.
Listen
Sie die Gruppen und Shared Mailboxen, in denen der Benutzer Mitglied sein soll.
Listen
Sie Sonderrechte oder Adminrollen separat auf, wenn nötig.
Geben
Sie an, ob ein neues Gerät benötigt wird oder ein bestehendes übernommen wird.
Bestätigen
Sie das Startdatum mindestens eine Woche vorher.
Warten
Sie auf die Bestätigung von SYSINFRA, bevor Sie dem neuen Benutzer Anmeldedaten weitergeben.
Nutzen
Sie keine privaten E-Mail-Adressen für die Erst-Einrichtung.
Häufige Fehler
| Fehler | Folge |
|---|---|
| Startdatum fehlt | Konto wird zu früh oder zu spät aktiv |
| private Mailadresse statt Firmenmail | Unsichere Erstanmeldung |
| Rechte unklar | Zugriffe müssen später nachgepflegt werden |
| Sonderrechte ohne Begründung | Sicherheitsrisiko |