Kategorie:E-MailDauer:6 minSchwierigkeit:EinfachZielgruppe:MitarbeitendeStand:01.06.2026Anleitung

E-Mail-Signatur einrichten

Eine professionelle E-Mail-Signatur hinterlässt einen guten Eindruck und erleichtert Ihren Kontakten die Kommunikation. Legen Sie Ihre Signatur einmal fest — Outlook fügt sie danach automatisch ein.

Schritt fuer Schritt: Outlook Desktop (Windows & Mac)

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen (Windows) bzw. Outlook → Einstellungen → E-Mail → Signaturen (Mac).
Klicken Sie auf Neu und vergeben Sie einen Namen für die Signatur (z. B. "Standardsignatur").
Geben Sie Ihren Signaturtext ein: Name, Funktion, Telefonnummer, Firmenname und Website.
Formatieren Sie den Text nach Ihren Wünschen (Schrift, Grösse, Farbe).
Legen Sie unter Standardsignatur fest, für welches Konto die Signatur gilt und ob sie bei neuen Nachrichten sowie bei Antworten und Weiterleitungen automatisch eingefügt werden soll.
Klicken Sie auf OK zum Speichern.

Schritt fuer Schritt: Outlook im Web (OWA)

Melden Sie sich unter portal.office.com an und öffnen Sie Outlook.
Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) oben rechts und wählen Sie Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
Gehen Sie zu E-Mail → Verfassen und Antworten.
Geben Sie Ihre Signatur im Textfeld ein und formatieren Sie sie.
Aktivieren Sie die Optionen Beim Verfassen neuer E-Mails automatisch einbeziehen und/oder Beim Weiterleiten und Beantworten automatisch einbeziehen, je nach Wunsch.
Klicken Sie auf Speichern.

Haeufige Fragen

Kann ich mehrere Signaturen anlegen?

Ja. Legen Sie für verschiedene Kontexte (z. B. Deutsch / Englisch oder intern / extern) jeweils eine eigene Signatur an. Beim Verfassen einer E-Mail können Sie jederzeit manuell zwischen Signaturen wechseln.