Ein Dienstleisterwechsel darf kein Blindflug sein
Es gibt gute Gründe, IT-Dienstleister zu wechseln: schlechte Reaktionszeiten, fehlende Dokumentation, Personalwechsel beim Anbieter, gestiegene Anforderungen, Vertrauensverlust nach einem Vorfall. Es gibt aber auch einen schlechten Grund, es schnell zu machen: Frust.
Je sauberer der Bestand erfasst ist, desto weniger Risiko entsteht im Übergang. Je fluchtartiger der Wechsel, desto höher das Risiko, dass Domains, Adminkonten oder Backups in der Lücke verloren gehen.
Was oft falsch läuft
Zugriff erst am Cutover. Der neue Anbieter bekommt Zugriff erst nach Vertragsunterzeichnung. Das verlängert die Übergangsphase und macht Spurensuche teuer.
Keine Owner-Klärung. Domain liegt beim alten Webdesigner, M365-Tenant beim Vorgänger-Dienstleister, DNS bei einer Person, die nicht mehr in der Firma ist.
Kein Rollback. Falls der Wechsel scheitert, gibt es keinen sauberen Rückweg.
Vertragslücke. Der alte Vertrag endet vor dem neuen, oder umgekehrt, was zu Doppelkosten führt.
Phasenmodell
- Bestandsaufnahme intern. Welche Systeme habe ich? Was weiss ich? Was nicht?
- Take-over-Audit. Externer Blick auf Inventar, Patch-Stand, Backup-Lage, Monitoring-Lücken.
- Übergabeplan. Was wird übernommen, was stabilisiert, was migriert, was neu gebaut?
- Vertragsbrücke. Alter und neuer Vertrag überlappen kontrolliert, nicht zufällig.
- Zugangs-Übernahme. Dokumentiert, mit Zwei-Augen-Prinzip wo möglich.
- Kontrollphase. Erste 30–90 Tage mit engerem Monitoring.
Was vor einem Wechsel geklärt sein muss
| Bereich | Frage |
|---|---|
| Domains | Wer ist Registrar-Inhaber? Wer hat Account-Zugriff? |
| DNS | Wer verwaltet die Zonen? |
| M365 | Wer ist Global Admin? Wie viele Accounts? Welche Lizenzen? |
| Server | Wo stehen sie? Wer hat Adminrechte? |
| Backup | Was wird gesichert, wohin, von wem geprüft? |
| Firewall | Wer hat Konfig-Zugriff? Gibt es Konfig-Backup? |
| Verträge | Welche laufen? Welche Kündigungsfristen? |
| Lizenzen | Wem gehören sie? Wer zahlt? |
| Notfallkontakte | Wer wird nachts angerufen? |
| Doku | Was existiert? Wo liegt es? |
Vier Übernahme-Modi
Übernehmen. System läuft, Doku ist ausreichend, neuer Anbieter führt fort. Stabilisieren. System läuft, aber Doku, Backup oder Patching müssen aufgeholt werden. Migrieren. System ist erhaltenswert, aber Plattform/Architektur passt nicht, geplante Migration. Neu bauen. System ist nicht mehr tragfähig, Neuaufbau parallel, dann Cutover.
Die ehrliche Einordnung pro System ist wichtiger als der Wunsch nach „alles übernehmen, nichts ändern".
Beispiel aus dem KMU-Alltag
Ein Architekturbüro kündigt den bisherigen Anbieter zum Quartalsende. Drei Wochen vor Cutover stellt der neue Anbieter fest: Domain liegt im persönlichen Cloudflare-Account des Vorgängers, M365 hat keinen erreichbaren Global Admin mehr, das Backup-NAS ist verschlüsselt mit unbekanntem Passwort. Ergebnis: zwei Wochen Verzögerung, zusätzliche Kosten für Recovery, Stress in der Zwischenzeit. Ein Take-over-Audit drei Monate vorher hätte den Grossteil davon verhindert.
Wann wir helfen
Wir führen das Take-over-Audit durch, auch wenn die finale Entscheidung über den Wechsel noch offen ist. Das Ergebnis ist eine Bestandsliste mit Risiken, Quick Wins und Übergabeplan. Erst danach lässt sich seriös entscheiden, ob ein Wechsel sinnvoll ist und wie er aussehen sollte. Teil unserer Leistungen. Siehe auch Dokumentierte IT spart Geld für die übergeordnete Doku-Logik.
Häufige Fragen
Wann sollte ich kündigen? Erst nach Take-over-Audit und Übergabeplan. Vorher kündigen schwächt die Verhandlungsposition.
Welche Zugänge muss ich vorbereiten? Mindestens: Domain-Registrar, M365 Global Admin, Hosting, Firewall, Backup-System, Dokumentationssystem.
Was tun bei schlechtem Verhältnis zum Vorgänger? Rein vertraglich vorgehen, Übergabe schriftlich dokumentieren, juristische Begleitung wenn nötig.
Wie lange dauert ein Take-over? Audit 1–2 Wochen, Übernahme/Stabilisierung 4–12 Wochen je nach Umfang.
Was kostet ein Take-over-Audit? Klar abgegrenzt als Projektarbeit, nicht im Monatsmandat versteckt.