Personalwechsel ist ein Sicherheitsmoment
Eintritte und Austritte sind Routine, und genau deshalb gefährlich. Routinen ohne Prozess produzieren Lücken. Aktive Konten ehemaliger Mitarbeitender, vergessene VPN-Zugänge, fortlaufend zugängliche externe Sharing-Links, nicht zurückgegebene Geräte mit Firmen-Mailbox: alles real beobachtbar in KMU-Audits.
Drei Risikomomente
Eintritt. Konto wird angelegt, mit welchen Rechten? Zu viele auf einmal („damit er anfangen kann") führen zu schleichendem Privilegien-Wachstum.
Rollenwechsel. Aus Buchhaltung in den Vertrieb. Alte Rechte werden selten entfernt.
Austritt. Konto wird gesperrt, wann genau? Sessions, Geräte, externe Sharing-Links, alles separat.
Eintritt: was sauber laufen sollte
| Schritt | Verantwortlich |
|---|---|
| HR meldet Eintritt mit Datum und Rolle | HR |
| Konto anlegen | IT |
| Rechte nach Rolle (nicht Bauchgefühl) | IT + Vorgesetzter |
| MFA einrichten | IT + Mitarbeiter |
| Gerät, Lizenzen | IT |
| Kurze IT-Einführung (15 min) | IT |
| Onboarding-Liste abhaken | HR |
Rollenwechsel: das oft übersehene Mittelstück
Bei jedem Rollenwechsel: alte Rechte entfernen, neue zuweisen. Wenn das nicht geschieht, sammelt sich Privilegien-Müll an. Nach Jahren hat eine Person Zugriff auf vier Bereiche, in zwei davon arbeitet sie längst nicht mehr.
Austritt
Siehe Offboarding in M365, der definierte Prozess als Pflicht, nicht als Empfehlung.
Was oft falsch läuft
HR und IT nicht synchron. Austritt wird HR-seitig erfasst, IT erfährt es Tage später.
Keine Rollenmodelle. Jeder bekommt individuelle Rechte. Niemand pflegt die Liste.
Keine Geräterückgabe-Quittung. „Hat er abgegeben", nirgends dokumentiert.
Konkrete Empfehlung
- HR/IT-Schnittstelle definieren (Form, Frist, Verantwortliche)
- Rollenmodell statt individueller Rechte
- Quartalsweiser Rechte-Review
- Onboarding- und Offboarding-Checkliste verbindlich
Wann wir helfen
Wir definieren den Onboarding-/Offboarding-Prozess und automatisieren Schritte (Lizenzen, Mailbox-Konvertierung, Sharing-Audit). Teil von Managed Workplace & Microsoft 365. Siehe auch Admin-Zugänge schützen.
Häufige Fragen
Wer ist verantwortlich? HR meldet, IT setzt um, Vorgesetzter freigibt, schriftlich.
Was ist der häufigste Fehler? Nicht-deaktivierte Konten ehemaliger Mitarbeiter.
Wie oft Rechte überprüfen? Quartalsweise, sowie bei jedem Rollenwechsel.
Geräterückgabe, was dokumentieren? Modell, Seriennummer, Zustand, Datum, Unterschrift.
Reicht ein einseitiges Formular? Ja, wenn es konsistent gelebt wird.