Das unangenehme Szenario
Ihr IT-Partner ist nicht mehr verfügbar. Krankheit, Geschäftsaufgabe, Vertragsbruch, oder Sie wollen einfach wechseln. Innerhalb von wenigen Wochen müssen Sie:
- Alle Passwörter und Zugänge auflisten
- Verstehen, welche Systeme wo laufen
- Backups prüfen, ob sie aktuell und wiederherstellbar sind
- Einen neuen Partner finden, der die bestehende Umgebung übernehmen kann
- Den Übergang ohne Geschäftsunterbruch bewältigen
Wenn Sie das jetzt durchspielen und merken: "ich weiss nicht, ob das in zwei Wochen klappt", dann fehlt Ihrem Setup Continuity.
Die fünf Continuity-Säulen
1. Dokumentation, die Ihnen gehört
Alle wichtigen Informationen über Ihre IT müssen in einer Form vorliegen, die Sie ohne Ihren bisherigen Dienstleister verstehen und nutzen können:
- Inventar (welche Systeme, welche Lizenzen)
- Netzwerk-Plan (welche IP-Adressen, welche Subnetze)
- Zugangs-Liste (welche Accounts, welche Rollen)
- Anbieter-Übersicht (welche Sub-Prozessoren)
- Notfall-Kontakte (wer ruft was an, in welcher Reihenfolge)
Diese Dokumentation gehört Ihnen. Sie muss in einem offenen Format (Markdown, PDF, Wiki) und auf einem Medium liegen, das Sie kontrollieren — nicht im internen Wiki Ihres Dienstleisters ohne Export-Möglichkeit.
2. Passwort-Management mit Übergabe-Plan
Alle wichtigen Passwörter und Zugänge müssen in einem Passwort-Manager liegen, den Sie kontrollieren. Idealerweise ein selbst-gehosteter oder kommerzieller Vault (z.B. Bitwarden, 1Password).
Pro Account: wer hat den primären Zugang, wer ist Stellvertretung, wo ist das Recovery-Codes gespeichert. Bei Mitarbeiter-Austritt müssen Passwörter rotiert werden — automatisch oder als dokumentierter Prozess.
3. Backup-Strategie ohne Single-Point-of-Failure
Ihre Backups müssen mindestens an zwei Standorten liegen und mindestens einer davon darf nicht beim aktuellen Dienstleister sein. Wenn Ihr Dienstleister ausfällt, müssen Sie weiterhin auf Ihre Daten zugreifen können.
Wir empfehlen die 3-2-1-Strategie:
- 3 Kopien Ihrer Daten
- 2 unterschiedliche Medien-Typen
- 1 Kopie off-site
Der Restore-Test muss regelmässig (mindestens quartalsweise) durchgeführt und dokumentiert werden. Backup vorhanden ohne Restore-Test ist kein Backup.
4. Vertrag mit klarer Exit-Klausel
Im Vertrag mit Ihrem IT-Partner muss stehen:
- Welche Daten und Dokumentationen werden bei Kündigung übergeben?
- In welchem Format (idealerweise offen, nicht proprietär)?
- Innerhalb welcher Frist (typisch 30 Tage)?
- Zu welchen Kosten (idealerweise inkludiert, nicht extra)?
- Welche Unterstützung beim Übergang an einen neuen Partner ist enthalten?
Ohne diese Klausel laufen Sie das Risiko, dass eine Kündigung sich über Monate zieht oder mit hohen Übergangs-Kosten verbunden ist.
5. Wissens-Verteilung intern
Mindestens eine Person in Ihrem Unternehmen muss verstehen:
- Welche Systeme Sie haben
- Wo die Dokumentation liegt
- Wie auf Notfall-Konten zugegriffen wird (Recovery-Codes, Backup-Admin)
- Wer welche Sub-Prozessoren betreibt
Diese Person muss nicht IT-Profi sein. Sie muss aber im Notfall die richtigen Personen erreichen und die Übergabe an einen neuen Partner ermöglichen.
Was wir konkret machen
Bei jedem Mandat hinterlegen wir folgende Continuity-Dokumente, die Ihnen jederzeit gehören:
- Inventar-Liste (was läuft wo, welche Versionen, welche Lizenzen)
- Netzwerk-Plan (Topologie, IP-Bereiche, VPN-Konfiguration)
- Zugangs-Matrix (welche Accounts, welche Rollen, welche Recovery-Codes wo)
- Anbieter-Übersicht (Hosting, Mail, Backup, Telefonie, Sub-Prozessoren)
- Notfall-Eskalations-Plan (Telefonnummern, Vertretungen, Workarounds)
Diese Dokumente werden in einem Kunden-Wiki gepflegt, auf das Sie jederzeit Zugriff haben — auch wenn Sie kündigen sollten.
Im Vertrag steht eine klare 30-Tage-Übergabe-Klausel ohne Aufpreis, inklusive Unterstützung des nachfolgenden Dienstleisters.
Continuity-Check für Ihr aktuelles Setup
Stellen Sie sich diese fünf Fragen ehrlich:
- Wenn Ihr IT-Partner morgen nicht erreichbar wäre, könnten Sie auf alle Ihre Systeme zugreifen?
- Können Sie jemand anderem in zwei Stunden erklären, was Sie haben und wo es liegt?
- Wann wurde Ihr letztes Backup zum letzten Mal erfolgreich getestet (nicht nur erstellt)?
- Steht im Vertrag eine konkrete Exit-Klausel mit Zeitfenster und Kosten?
- Gibt es bei Ihnen intern jemanden ausser dem direkten IT-Kontakt, der die Lage kennt?
Wenn Sie eine oder mehrere mit "nein" oder "weiss nicht" beantworten, lohnt sich ein Continuity-Audit.
Erstgespräch
Wir besprechen Ihre aktuelle Continuity-Lage in einem kostenlosen Erstgespräch. Wenn Lücken bestehen, machen wir einen schriftlichen Vorschlag für deren Schliessung — unabhängig davon, ob wir Ihr IT-Partner werden oder Sie weiterhin mit Ihrem aktuellen Partner zusammenarbeiten.