Wann Hybrid, wann Cutover?
- Cutover-Migration (alles auf einmal): funktioniert für ≤ 50 Postfächer mit einfachen Setups. Risiko hoch, Downtime spürbar.
- Hybrid-Migration (Koexistenz On-Prem + Cloud): unsere Empfehlung ab 50+ Seats oder wenn komplexe Mail-Flows involviert sind (Shared Mailboxes, Booking-Kalender, Relay-Server).
Die folgenden fünf Phasen beschreiben den Hybrid-Ablauf.
Phase 1: Assessment + Planung (Woche 1-2)
Was wir zuerst tun:
- Postfach-Inventar: Grösse, Typ (User, Shared, Room, Resource), Retention, Archiv-Postfächer
- Active Directory Health-Check: UPN-Matching, korrekte E-Mail-Attribute, doppelte Aliases
- Mail-Flow-Audit: MX-Record, SPF/DKIM/DMARC, Relay-Pfade (Scanner, Druckserver, Line-of-Business-Apps), Journaling
- Lizenz-Mapping: Wer braucht E1, E3, E5, Exchange Online Plan 1/2?
Output: Migrations-Runbook mit Zeitplan, Dependencies und Rollback-Kriterien.
Phase 2: Hybrid-Setup (Woche 3)
- Azure AD Connect: Synchronisation User + Passwort-Hash. Filter einstellen, damit nur migrationsrelevante OUs gesynct werden.
- Hybrid Configuration Wizard: Der HCW konfiguriert Send/Receive-Connectors, Federation Trust, OAuth zwischen On-Prem und Online.
- DNS-Vorbereitung: Autodiscover-Record auf Online-Endpoint, SPF erweitern um
include:spf.protection.outlook.com, DKIM für die Cloud-Domain vorbereiten. - Mail-Flow-Test: Test-Postfach in der Cloud, E-Mails von intern und extern in beide Richtungen prüfen.
Phase 3: Pilot-Migration (Woche 4)
3-5 Postfächer aus der IT-Abteilung zuerst. Nach 3-5 Werktagen Betrieb evaluieren:
- Outlook-Profil-Änderungen auf Clients OK?
- Autodiscover in Outlook und mobilen Apps funktional?
- Delegations-Rechte erhalten?
- Free/Busy-Informationen zwischen Cloud und On-Prem sichtbar?
- Mail-Delivery-Reports sauber?
Gotcha: Oft sind alte Outlook-Profile „verbrannt", neues Profil anlegen ist schneller als Reparaturversuche.
Phase 4: Wellen-Migration (Woche 5-8)
- Batches zu 20-40 Postfächern, aufgeteilt nach Abteilung und Risiko
- Off-hours starten: Freitag-Abend, damit Sonntag alles sichtbar
- User-Kommunikation: 48h vorher, 24h vorher, am Migrations-Tag, nach Abschluss
- Post-Migration-Tasks:
- Public Folder-Migration (wenn verwendet)
- Distribution Groups → Microsoft 365 Groups (wenn sinnvoll)
- Booking / Scheduling Assistants auf neue Ressourcen-Postfächer umstellen
Phase 5: Decommissioning (Woche 9-10)
- MX-Record final auf
*.mail.protection.outlook.comumstellen (interner Mail-Flow bleibt bis dahin via Hybrid-Connector) - Autodiscover-Record hart auf Online
- On-Prem Exchange-Server auf „Nicht mehr transportrelevant", kein sofortiges Abschalten, mindestens 30 Tage Koexistenz für Rollback-Notfall
- SPF bereinigen (On-Prem-Host raus)
- Lizenzen prüfen, überschüssige ziehen
Typische Gotchas
- Booking-Kalender nach Migration kaputt: Room-Mailboxes brauchen nach Migration neue Booking-Policies, Old-Configuration wird nicht 1:1 übernommen
- Shared Mailboxes als User-Mailbox lizenziert: Bei < 50 GB sollten sie lizenzfrei sein, oft ein Kostensparen-Punkt nach der Migration
- MFA auf Service-Accounts: Line-of-Business-Apps die IMAP/SMTP nutzen brauchen App-Passwörter oder Umstellung auf OAuth2
- SPF-Record-Limit: 10 DNS-Lookups, schnell erreicht wenn Marketing-Tools zusätzlich includet werden
Was wir typischerweise mitliefern
- Runbook mit Zeitplan, Stakeholder-Liste, Kommunikationsvorlagen
- Test-User-Postfach zur End-to-End-Prüfung der Client-Configs
- Outlook-Profil-Script (PowerShell) für Bulk-Reprofil
- Post-Migration-Audit-Report
Interessiert an einem ersten Gespräch? Jetzt buchen.