Excel ist keine Schande
Viele KMU-Prozesse laufen über Excel, und das ist oft genau richtig. Excel ist günstig, allgegenwärtig, anpassbar und schnell. Eine Lieferantenliste, eine Monatsplanung, eine Kalkulationsvorlage: in Excel meistens schneller als in einem Custom-Tool.
Die Frage ist nicht „Excel oder nicht", sondern „Wo erreicht Excel seine Grenze?".
Anzeichen, dass Excel an die Grenze kommt
| Symptom | Was es bedeutet |
|---|---|
| Mehrere Personen ändern gleichzeitig | Konsistenz wird zum Risiko |
| 4. Kopie der Datei kursiert | Single Source of Truth fehlt |
| Macros, die nur eine Person versteht | Bus-Faktor 1 |
| Datei über 50 MB | Performance + Crash-Risiko |
| Mobile / Tablet ist Pflicht | Excel passt nicht gut |
| Workflow mit Freigaben | Excel hat keine Workflow-Logik |
| Auswertung über mehrere Files | Reporting wird Bastelei |
Drei Wege, wenn Excel zu eng wird
1. Besseres Excel. SharePoint-Online-Excel mit Co-Editing, Power Automate-Flow für Genehmigungen, Power Query für Reporting. Häufig die günstigste Lösung.
2. Standard-Tool. ERPNext-Modul, Notion-Datenbank, Airtable, Bitrix, Smartsheet. Schnell, übergabefähig, ohne Eigenentwicklung.
3. Custom-Modul. Wenn Geschäftsprozess wirklich einzigartig ist (siehe Custom vs. Standard).
Reihenfolge der Prüfung: 1 → 2 → 3. Nicht umgekehrt.
Was oft falsch läuft
Direkt Custom. Excel-Frust führt zur Annahme, ein Custom-Tool sei die Lösung, meist 10× teurer.
Tool ohne Prozess. Werkzeug ändert sich, Prozess bleibt chaotisch.
Migration ohne Datenbereinigung. Schmutzige Excel-Daten werden zu schmutzigen Datenbank-Einträgen.
Beispiel aus dem KMU-Alltag
Ein Handelsbetrieb digitalisiert die Lager-Excel. Erst-Idee: Custom-Web-App. Discovery zeigt: ERPNext-Stock-Modul deckt 80 % ab, ein 4-Wochen-Modul bindet den Lieferanten an. Statt eines neunmonatigen Eigenbaus entsteht ein Standard+Modul-Setup für einen Bruchteil des Preises.
Konkrete Empfehlung
- Prozess klären, nicht das Tool
- Prüfen, ob besseres Excel reicht
- Prüfen, ob ein Standard-Tool passt
- Custom nur, wenn echt nötig
Wann wir helfen
Wir analysieren Prozesse pragmatisch und schlagen den günstigsten Weg vor, auch wenn das „bleiben Sie bei Excel" heisst. Teil von Custom-Software-Entwicklung.
Häufige Fragen
Lohnt sich Power Automate? Bei klar abgegrenzten Workflows oft ja. Bei unklaren Prozessen nicht, automatisierter Schmutz bleibt Schmutz.
Was kostet Standard-Tool-Einführung? Lizenzkosten + Konfiguration. Meistens überschaubar im Vergleich zu Custom.
Wann ist Custom richtig? Wenn der Prozess echte Geschäftsdifferenzierung ist und Standard-Tools nicht greifen.
Sollte ich SharePoint-Listen nutzen? Für strukturierte Daten oft ja. Schneller als ein Web-Tool, integriert mit M365.
Wer entscheidet? Geschäftsleitung gemeinsam mit IT, nach Discovery, nicht nach Bauchgefühl.