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Onboarding und Offboarding absichern, ohne dass Konten und Geräte vergessen werden

Befund · 01

Benutzer bleiben aktiv, Geräte werden nicht sauber zurückgesetzt, Berechtigungen sind nicht dokumentiert. Wir bauen einen prüfbaren On- und Offboarding-Prozess.

Typische Anzeichen im Alltag
  • Konten ehemaliger Mitarbeitender sind noch aktiv
  • Mailweiterleitungen zeigen auf private Adressen
  • Berechtigungen werden beim Eintritt von Kolleg:innen kopiert
  • Niemand weiss, welches Gerät welche Person hat
  • Geräte werden nicht zurückgesetzt, sondern weitergegeben
Antwort · 02

Eintritt und Austritt sind die zwei Momente, in denen IT-Risiko entsteht oder gestoppt wird. Wer hier ohne Prozess arbeitet, erbt Altlasten in beide Richtungen.

In den meisten KMU laufen Eintritt und Austritt über Zuruf. Die Personalverantwortlichen sagen "neue Person kommt", die IT-Person legt ein Konto an, ein Gerät wird besorgt. Beim Austritt geht oft nur das Gerät zurück. Konten, Mailweiterleitungen, Berechtigungen und externe Zugänge bleiben offen.

Zielbild

Was nach 30 Tagen klar ist.

Nach 30 Tagen sollen Sie auf einer Seite zeigen können: Welche Rollen existieren, welche Rechte gehören dazu, wie ein Eintritt abläuft und wie ein Austritt nachweisbar abgeschlossen wird.

Tag 1Start
Tag 7Audit
Tag 14Befund
Tag 21Quick Wins
Tag 30Übergabe
Klarheit
Was sicher fertig ist8 Belege
Rollen-Modell mit Standard-Rechten pro Funktion
Onboarding-Checkliste mit Verantwortlichkeiten
Offboarding-Drehbuch mit Fristen
Geräte-Lifecycle dokumentiert
Inventar offener Konten und Berechtigungen
Bereinigung kritischer Altlasten
Audit-Trail-Konzept für Konten und Rechte
Schulung der HR- und IT-Verantwortlichen
Vorgehen·5 Phasen·So gehen wir Schritt für Schritt vor

Wie wir Onboarding und Offboarding zu einem sauberen Prozess machen.

Fünf Phasen vom Konten-Audit zum eingespielten Drehbuch. Reihenfolge ist nicht beliebig: Audit vor Rollen, Rollen vor Onboarding, Onboarding vor Offboarding.

01
Phase
Ist-Stand & Rollen-Audit

Ist-Stand und Rollen-Audit.

Wir prüfen alle aktiven Konten, ordnen sie Personen zu und identifizieren Karteileichen. Parallel werden bestehende Rollen und ihre Rechte erfasst.

Sie bekommen: Konten-Inventar mit Person-Mapping, Liste verwaister Konten, Rollen- und Rechte-Übersicht aktuell, kritische Risiken priorisiert.

Wir liefern
  • Konten-Inventar mit Person-Mapping
  • Liste verwaister Konten
  • Rollen- und Rechte-Übersicht aktuell
  • Kritische Risiken priorisiert
Sie liefern
  • Mitarbeitenden-Liste mit Funktion
  • Zugang zu M365, Fileshare, SaaS-Tools
  • Bestehende HR-Prozess-Beschreibungen
Exit hier möglich · Konten-Inventar bleibt bei Ihnen
Konten · Audit● scan
6 Konten · Status
A[email protected]aktiv
B[email protected]aktiv
X[email protected]orphan
X[email protected]orphan
Rservice-account-01service
D[email protected]aktiv
3 aktiv · 2 verwaist · 1 servicecleaned
02
Phase
Rollen-Modell

Rollen-Modell definieren.

Statt jeden Eintritt einzeln zu konfigurieren, definieren wir Rollen (z.B. Sachbearbeitung, Buchhaltung, Geschäftsleitung) mit Standard-Rechten. Eintritt heisst dann Rolle zuweisen.

Sie bekommen: Rollen-Definition pro Funktion, Standard-Berechtigungen je Rolle, Lizenz- und Tool-Zuordnung, Eskalationsweg für Sonderrechte.

Wir liefern
  • Rollen-Definition pro Funktion
  • Standard-Berechtigungen je Rolle
  • Lizenz- und Tool-Zuordnung
  • Eskalationsweg für Sonderrechte
Sie liefern
  • Funktionen aus Organigramm
  • Liste der genutzten Tools und Lizenzen
  • Entscheid zu Standard-Hardware
Rollen-Katalog freigegeben · Onboarding-Phase folgt
Rollen · Matrix● mapped
4 Rollen × 5 Berechtigungen
M365FileERPAdminVPNSachbBuchhGLIT
4 Rollen · Standard-Set
03
Phase
Onboarding-Checkliste

Onboarding-Checkliste und Geräte-Lifecycle.

Wir bauen die Onboarding-Checkliste so, dass HR, IT und Vorgesetzte ihre Schritte sehen. Geräte werden inventarisiert, ausgegeben und beim Austritt geordnet zurückgenommen.

Sie bekommen: Onboarding-Checkliste mit Verantwortlichkeiten, Geräte-Lifecycle-Prozess, Standard-Setup für Notebook und Mobile, Übergabe-Protokoll für Geräte.

Wir liefern
  • Onboarding-Checkliste mit Verantwortlichkeiten
  • Geräte-Lifecycle-Prozess
  • Standard-Setup für Notebook und Mobile
  • Übergabe-Protokoll für Geräte
Sie liefern
  • HR-seitige Auslöser (Eintrittstermin)
  • Beschaffungs-Verantwortliche
  • Lager- oder Logistik-Lösung
Onboarding läuft nach Drehbuch · Offboarding-Phase folgt
Onboarding · 3 Lanes● handover
HR · IT · Vorgesetzte
HR
Eintritt
Vertrag
IT
Konto
Notebook
MFA
Lead
Tools
Tag 1
7/7 Steps · Tag 1 ready
04
Phase
Offboarding-Drehbuch

Offboarding-Drehbuch.

Austritt ist sensitiver als Eintritt. Wir definieren Fristen, Reihenfolge und Verantwortlichkeiten: wann wird der Zugang gesperrt, wer übernimmt die Mailbox, wie wird das Gerät zurückgesetzt.

Sie bekommen: Offboarding-Drehbuch mit Fristen, Mailbox-Übergabe- und Archivierungs-Prozess, Geräte-Reset- und Wipe-Anleitung, Konten- und Berechtigungs-Abbau-Sequenz.

Wir liefern
  • Offboarding-Drehbuch mit Fristen
  • Mailbox-Übergabe- und Archivierungs-Prozess
  • Geräte-Reset- und Wipe-Anleitung
  • Konten- und Berechtigungs-Abbau-Sequenz
Sie liefern
  • HR-seitige Auslöser (Austrittstermin)
  • Entscheid zu Mailbox-Aufbewahrung
  • Entscheid zu Datenübergabe
Drehbuch in Kraft · Schulungs-Phase folgt
Offboarding · Lockdown● sequence
D-7 → D+30 · Fristen
D−7HR · Austrittsbestätigungplan
D−1Lead · Übergabe-Gesprächbrief
D 0IT · Zugang sperrenlock
D+1IT · Mailbox → Stellvert.fwd
D+30IT · Konto + Gerät · Wipedone
Audit-Trail ok12 events
05
Phase
Schulung & Übergabe

Schulung und Übergabe.

Der beste Prozess hilft nichts, wenn ihn niemand kennt. HR- und IT-Verantwortliche werden eingearbeitet, das Drehbuch dokumentiert.

Sie bekommen: Schulung HR und IT-Verantwortliche, Dokumentation als interner Standard, Audit-Trail-Konzept, Empfehlung für Review-Zyklus.

Wir liefern
  • Schulung HR und IT-Verantwortliche
  • Dokumentation als interner Standard
  • Audit-Trail-Konzept
  • Empfehlung für Review-Zyklus
Sie liefern
  • Verantwortliche für HR-Prozess
  • Endabnahme der Dokumentation
Care-Mandat ab CHF 245 / Mt oder Eigenbetrieb
Doku · Audit-Trail● live
hr-it-runbook.md3 Module
Rollen-Modellv1
On-/Offboardingv1
Review-Zyklus2 / J
08:02 hr · m.weber · onboarded · role: sachb
✓ audit · 12 events · sealed
✓ schulung · hr + it · done
! review · q2 · scheduled
Lieferumfang · Mitwirkung · Wirkung

Wer was liefert. Und was dabei besser wird.

Drei klare Spalten: was SYSINFRA übernimmt, was Sie liefern müssen, was an Risiko nachweisbar runtergeht. Damit niemand am Tag 1 überrascht wird.

Phase · Lieferumfang

Was SYSINFRA übernimmt

Konten- und Rechte-Audit
Rollen-Modell-Definition
Onboarding-Checkliste und Standard-Setup
Offboarding-Drehbuch mit Fristen
Geräte-Lifecycle-Prozess
Mailbox-Übergabe- und Archivierungs-Konzept
Schulung HR und IT-Verantwortliche
Audit-Trail-Konzept
8 Liefer-Items→ verantwortet
Phase · Mitwirkung

Was Sie liefern müssen

Mitarbeitenden-Liste mit Funktion
Zugang zu M365, Fileshare und SaaS-Tools
HR-Prozess-Auslöser (Eintritts- und Austrittsdaten)
Entscheid zu Standard-Hardware und -Tools
Verantwortliche aus HR und Vorgesetzte
Lager- oder Logistik-Lösung für Geräte
6 Input-Items→ von Ihnen
Phase · Wirkung

Risiken, die reduziert werden

Konten ehemaliger MA bleiben aktiv
Berechtigungen werden über Jahre akkumuliert
Geräte verschwinden ohne Spur
Mailboxen mit Geschäftsdaten gehen verloren
Externe Zugänge bleiben unbemerkt offen
Rolle-Rechte-Trennung nicht belegbar
Eintritt scheitert an unklarer Verantwortung
Sensitive Daten gehen beim Austritt verloren
8 Risiken→ messbar tiefer
PraxisfallAnonymisiert

So lief es bei einem KMU mit ähnlicher Ausgangslage.

Anonymisierter Praxisfall · On- und Offboarding bei einem KMU mit hoher Personalfluktuation. Ein Dienstleistungs-KMU hatte saisonal stark schwankende Mitarbeiterzahlen. Eintritte und Austritte liefen über Zuruf, dokumentiert in mehreren Mailpostfaechern und einzelnen Notizen.

01Ausgangslage

Ausgangslage.

Eintritte dauerten 2 Stunden bis 2 Tage, je nachdem wer Zeit hatte. Austritte blieben technisch offen, Konten aktiv, Mailweiterleitungen auf private Adressen, SaaS-Logins verwaist. Audit konnte Berechtigungen nicht belegen.

02Vorgehen

Vorgehen.

Aktive Konten erfasst, auf Personen gemappt, Karteileichen bereinigt, Adminrechte reduziert. Rollen-Modell mit Standard-Berechtigungen definiert. Onboarding-Checkliste HR/IT/Vorgesetzte und Offboarding-Drehbuch mit Fristen eingeführt.

03Ergebnis

Ergebnis.

Eintrittstag ist heute eine Rollen-Zuweisung, kein Konfigurations-Akt. Austritte sind innerhalb von 24 Stunden technisch abgeschlossen, dokumentiert und nachweisbar. Die HR-Abteilung löst Prozesse aus, IT setzt um.

▸Lesson

Lesson.

Eintritt und Austritt sind die zwei Momente, in denen IT-Risiko entsteht oder gestoppt wird. Ohne Rollen-Modell und ohne Drehbuch wird beides zur Frage von Einzelpersonen-Gedaechtnis.

Branche: digitales ProduktGrösse: KMUQuelle: SYSINFRA-Mandat 2024Details anonymisiert
Passende Leistungen

Passende Leistungen in diesem Szenario.

SGF / WORK

Managed Workplace & M365

Tenant-Hardening, Conditional Access, Geräteverwaltung. Identitäten + Cloud-Desktop aus einer Hand.

SGF / HOST

Hosting & Betrieb

Managed Hosting in europäischen Rechenzentren. SLA, Backup, Monitoring, Incident-Pager inklusive.

SGF / INFRA

Infrastructure

Netzwerk, Hypervisor, Cloud-Ops beim Kunden. Setup, Care und Migration mit Rollback-Pfad.

SGF / WEB

Web & Commerce

Websites und Shops, Wartung, Performance, DSG-konform. Saubere Betriebsstrukturen.

FAQ · zuletzt geprüft 2026-04-28

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