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Business Telefonie modernisieren, ohne dass Kunden im Cutover verloren gehen

Befund · 01

Ihre Telefonanlage funktioniert noch. Aber niemand weiss mehr genau, welche Rufnummer wohin zeigt, welche Ansage aktuell ist und was passiert, wenn die alte Anlage am falschen Tag ausfällt.

Typische Anzeichen im Alltag
  • Niemand hat eine vollständige Liste aller Rufnummern
  • Öffnungszeiten und Ansagen sind nicht dokumentiert
  • Direktnummern funktionieren, aber niemand kennt die Logik dahinter
  • Mobile App, Tischtelefon und Gruppenruf sind nicht einheitlich geplant
  • Beim Providerwechsel ist unklar, wer was auslöst
Antwort · 02

SYSINFRA prüft Ihren Bestand, plant das Zielrouting und begleitet die Migration auf eine moderne Telefonie Lösung. Mit Nummerninventar, Geschäftszeiten, IVR, Combox, Benutzerliste, Cutover Plan und Rückfallweg.

Ihre Kunden rufen an, aber landen nicht immer dort, wo sie sollten. Verkauf, Werkstatt, Administration oder Pikett hängen an alten Weiterleitungen. Die Combox sendet an ein Postfach, das nicht mehr aktiv betreut wird. Einzelne Mitarbeitende nutzen private Handys, weil die offizielle Lösung zu umständlich ist.

Oft ist die Telefonie nicht kaputt. Sie ist nur über Jahre gewachsen. Genau das macht sie riskant.

Zielbild

Was nach 30 Tagen klar ist.

Nach 30 Tagen ist nicht zwingend alles migriert. Das wäre bei Telefonie unseriös versprochen, weil Provider, Rufnummern und Portierungsfenster eine Rolle spielen.

Tag 1Start
Tag 7Audit
Tag 14Befund
Tag 21Quick Wins
Tag 30Übergabe
Klarheit
Was sicher fertig ist7 Belege
Rufnummern und Verträge sind inventarisiert
Zielrouting ist schriftlich freigegeben
Geschäftszeiten, Feiertage und Ansagen sind definiert
Benutzer, Gruppen und Geräte sind geplant
Providerauftrag oder Portierung ist vorbereitet
Cutover Fenster und Rückfallplan sind dokumentiert
Schulungsbedarf ist klar
Telefonie · Cut-over·6 Phasen·~4–8 Wochen

Wie ein Telefonie-Cut-over wirklich abläuft.

Sechs Phasen vom Anschluss-Audit bis zur dokumentierten Übergabe. Reihenfolge ist nicht beliebig: Anschluss vor Call-Flow, Pilot vor Portierung, Portierung vor Cut-over.

01
Phase
Anschluss & Provider· 1 Woche · CHF 1.6–2.4k

Anschluss aufnehmen, Nummernblöcke, Zielprovider.

Bestehender Anschlusstyp (ISDN, analog, hybrid, SIP-Trunk), abgebender Provider, vollständige Liste der Rufnummernblöcke. Notrufdaten erfassen. Zielplattform-Wahl: Peoplefone Business (Schweizer Cloud-PBX, SYSINFRA-Partner), Microsoft Teams Voice (M365-First) oder 3CX (On-Prem / Self-Hosted).

Sie bekommen: Befund-Report mit Migrations-Pfad, Abhängigkeiten (Fax, Türsprechanlage, Alarm-Wählgerät) und realistischer Zeitschiene.

Wir liefern
  • Anschluss-Audit (Typ, Verträge, Restlaufzeiten)
  • Nummernblock-Inventar mit Zuordnung
  • Notrufdaten-Erfassung (Standort, Etage, Raum)
  • Provider-Empfehlung mit Begründung
Sie liefern
  • Letzte 3 Provider-Rechnungen
  • Liste aller Endgeräte
  • 60-Min Stakeholder-Workshop
Exit hier möglich · Befund-Report bleibt bei Ihnen
Anschluss-Audit · Provider-Wahl● discovery
ISDN
SIP-Trunk
Analog
Hybrid
Nummernblöcke · 4 Stk
Hauptnummer+41 44 ...
DDI-Bereich100 Nr
Fax-Nummern3
Peoplefone
Teams Voice
02
Phase
Call-Flow & IVR· 1 Woche · CHF 1.2–1.8k

Anrufer-Route zeichnen: wann läutet wo, wann landet was im Voicemail.

Wir entwerfen mit Ihnen den Call-Flow: Hauptnummer → IVR-Menü → Hunt-Group → Mobile-Fallback. Geschäftszeiten, Ferien-Profile, Voicemail-Regeln. Pro Fachgruppe (Verkauf, Buchhaltung, Support) eigene Behandlung.

Sie bekommen: Visualisierten Call-Flow als PDF, IVR-Texte zum Einsprechen, Eskalations-Matrix.

Wir liefern
  • Call-Flow-Diagramm pro Hauptnummer
  • IVR-Skript + Geschäftszeiten-Profile
  • Hunt-Group-Konfiguration
Sie liefern
  • Aktuelle Anruf-Verteilung (wer nimmt was)
  • Geschäftszeiten + Ferien-Kalender
Design dokumentiert · Setup-Phase erst danach
Call-Flow · IVR-Tree● routing-map
HAUPTNRIVR-MenüVerkaufBuchhaltungSupport↘ Mobile-Fallback nach 4 × klingeln
03
Phase
Geräte & Notruf· 1–2 Wochen · CHF 1.4–2.6k

Endgeräte inventarisieren, Notrufanbindung absichern.

Tischtelefone, DECT-Handsets, Headsets, Faxe, Alarm-Wählgeräte, Türsprechanlagen, was bleibt, was wird ersetzt, was wird per ATA-Gateway angebunden. Notruf-Standortdaten (E.164-Notrufrouting) pro Standort und Etage verifiziert.

Sie bekommen: Geräte-Mapping mit Anbindung pro Endgerät, Notruf-Test-Protokoll, ELS-Datensatz (Emergency Location Service).

Wir liefern
  • Endgeräte-Mapping (keep / replace / gateway)
  • Notruf-Test pro Standort
  • ELS-Standortdaten erfasst
Sie liefern
  • Zugriff auf Telefonie-Räume + LAN-Doku
  • Sondergeräte (Alarm, Türsprech) freischalten
Notruf-Audit gilt unabhängig vom Cut-over
Geräte-Fleet · Notruf● inventar
☎Tisch · 24
📞DECT · 8
🎧Headset · 12
📠Fax · 2
🚪Türspr · 1
⚙ATA · 3
📱Mobile · 18
🔔Alarm · 1
Notruf · ELS · 112/144/117✓ getestet
04
Phase
Pilot mit Testnummern· 1 Woche · CHF 800–1.4k

Echte Anrufe über neue Plattform, alte Nummern bleiben live.

Wir richten Test-Nummern auf der neuen Plattform ein. 5–10 Pilot-User telefonieren parallel ein paar Tage auf der neuen, alter Anschluss läuft unverändert weiter. Gesprächsqualität, Codec-Verhandlung, Latenz und Notrufrouting werden geprüft, bevor irgendeine echte Nummer portiert wird.

Sie bekommen: Test-Protokoll mit MOS-Score pro Standort, Bridge-Calls und Notruf-Verifikation.

Wir liefern
  • Test-Nummern eingerichtet
  • Pilot-User-Setup (5–10 Personen)
  • QoS-Test + MOS-Bericht
Sie liefern
  • Pilot-Gruppe (5–10 Mitarbeitende)
  • 2× tägliches Feedback
Pilot ok · Portierungs-Freigabe durch Sie
Pilot · Test-Dial● 5 user
+41 44 555 ...
1
2
3
4
5
6
7
8
9
*
0
#
Pilot-Tests · MOS
Office HQ · 4.3 MOS✓
Filiale ZH · 4.1 MOS✓
Notruf-Test · 144✓
05
Phase
Portierung & Cut-over· 2–3 Wochen · CHF 1.8–3.2k

Nummern gestaffelt portieren, alter Anschluss bleibt 30 Tage als Reserve.

Portierungs-Anträge pro Nummernblock einreichen. Cut-over erfolgt gestaffelt, eine Gruppe nach der anderen, jeweils in einem definierten Wartungsfenster. Routing-Tests vor und nach jedem Schritt. Alte Plattform bleibt als Reserve aktiv, falls etwas nicht stimmt.

Sie bekommen: Cut-over-Plan mit Wartungsfenstern, Rückfall-Pfad pro Schritt, Test-Protokoll je Portierung.

Wir liefern
  • Portierungs-Anträge eingereicht
  • Gestaffelter Cut-over in Fenstern
  • Routing-Test vor + nach Cut-over
Sie liefern
  • Bestätigte Wartungsfenster (typ. 06:00–08:00)
  • Bestätigung pro Nummern-Block
Alter Anschluss bleibt 30 Tage parallel
Portierung · staffel● 5 blöcke
+41 44 555 ...
+41 44 556 ...
+41 44 557 ...
Fax · 3 Nr
Mobile · 18 Nr
06
Phase
Monitoring & Übergabe· 30 Tage Hypercare · CHF 800–1.4k

30 Tage Hypercare, Doku, Schulung, dann Care-Mandat oder Eigenbetrieb.

Monitoring aktiv (Call-Failure-Rate, MOS pro Standort, Notruf-Routing-Checks alle 24 h). Schulung Ihres IT-Teams oder Admin-Verantwortlichen mit Runbook. Nach 30 Tagen Hypercare: entweder Übergabe in Ihren Eigenbetrieb oder Care-Mandat bei uns.

Sie bekommen: Runbook, Eskalations-Matrix, Schulungs-Protokoll, 30-Tage-Bericht.

Wir liefern
  • 30 Tage Monitoring + Hypercare
  • Runbook + Admin-Schulung
  • Übergabe-Bericht mit KPIs
Sie liefern
  • Admin-Verantwortlichen für Schulung
  • Endabnahme nach 30 Tagen
Care-Mandat ab CHF 35/User/Mt oder Eigenbetrieb
Monitoring · Hypercare● live
CFR
0.02 %
MOS Ø
4.3
Notruf
24/24
07:42 call routed · ext 102 → mobile
07:43 IVR · option 2 · buchh-queue
07:44 MOS 4.4 · codec G.722
✓ Notruf-Routing-Check · 144 ok
✓ 30d-Bericht generiert · 0 incidents
Lieferumfang · Mitwirkung · Wirkung

Wer was liefert. Und was dabei besser wird.

Drei klare Spalten: was SYSINFRA übernimmt, was Sie liefern müssen, was an Risiko nachweisbar runtergeht. Damit niemand am Tag 1 überrascht wird.

Phase · Lieferumfang

Was SYSINFRA übernimmt

Technische Aufnahme der aktuellen Telefonie
Planung von Rufnummern, Gruppen, IVR und Combox
Provider Koordination
Umsetzung oder Begleitung der Zielplattform
Cutover Planung
Benutzer Schulung
Dokumentation und Betrieb
7 Liefer-Items→ verantwortet
Phase · Mitwirkung

Was Sie liefern müssen

Aktuelle Telefonie Rechnungen
Liste der Rufnummern, soweit vorhanden
Öffnungszeiten
Benutzerliste
Abteilungen und Zuständigkeiten
Entscheid, wer welche Anrufe erhalten soll
Freigabe für Cutover
7 Input-Items→ von Ihnen
Phase · Wirkung

Risiken, die reduziert werden

Kunden erreichen niemanden
Rufnummern werden falsch portiert
Gruppenrufe sind unlogisch
Combox landet im falschen Postfach
Mitarbeitende greifen zu Privatgeräten
Niemand weiss, wer Telefonie danach betreibt
6 Risiken→ messbar tiefer
PraxisfallAnonymisiert

So lief es bei einem KMU mit ähnlicher Ausgangslage.

Anonymisierter Praxisfall · Cloud Telefonie mit IVR und Kostenkorrektur. Ein lokaler Betrieb nutzte eine historisch gewachsene Internet- und Telefonieumgebung. Verschiedene Rollen im Betrieb, unterschiedliche Zuständigkeiten, der Wunsch nach klarer Erreichbarkeit. Die laufenden Providerkosten lagen höher als technisch nötig.

01Ausgangslage

Ausgangslage.

Die Telefonie funktionierte, aber nicht sauber genug. Es gab keine klare IVR-Struktur, unklare Weiterleitungen an Verkauf, Werkstatt und Administration, fehlende oder ungenügende Zeitsteuerung und keine saubere Dokumentation für spätere Änderungen.

02Vorgehen

Vorgehen.

SYSINFRA prüfte die bestehende Providerstruktur und erarbeitete ein Zielkonzept für Cloud Telefonie. Danach wurden Benutzer, Rufgruppen, Sprachmenü, Zeitsteuerung, Fallbacks, Combox Regeln und Tischtelefone konfiguriert und getestet.

03Ergebnis

Ergebnis.

Der Betrieb erhielt eine klarere Telefoniestruktur. Eingehende Anrufe werden besser gelenkt, Öffnungs und Nachtzeiten sind abgebildet und die laufenden Kosten wurden auf ein passenderes Niveau gebracht. Die Lösung bleibt erweiterbar, falls später zusätzliche Benutzer oder Standorte dazukommen.

▸Lesson

Lesson.

Telefonie ist ein Prozess, nicht nur ein Anschluss. Wer nur Nummern portiert, verbessert noch keine Erreichbarkeit. Entscheidend sind Rollen, Öffnungszeiten, Fallbacks und ein sauberer Rufnummernplan.

Branche: digitales ProduktGrösse: KMUQuelle: SYSINFRA-Mandat 2024Details anonymisiert
Passende Leistungen

Passende Leistungen in diesem Szenario.

SGF / WORK

Managed Workplace & M365

Tenant-Hardening, Conditional Access, Geräteverwaltung. Identitäten + Cloud-Desktop aus einer Hand.

SGF / HOST

Hosting & Betrieb

Managed Hosting in europäischen Rechenzentren. SLA, Backup, Monitoring, Incident-Pager inklusive.

SGF / INFRA

Infrastructure

Netzwerk, Hypervisor, Cloud-Ops beim Kunden. Setup, Care und Migration mit Rollback-Pfad.

SGF / WEB

Web & Commerce

Websites und Shops, Wartung, Performance, DSG-konform. Saubere Betriebsstrukturen.

FAQ · zuletzt geprüft 2026-04-28

Was wir oft im Erstgespräch hören.

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